开放空间技术

开放空间技术(OST)是一种用于5至2000人会议的活动形式，由哈里森·欧文于1985年发明。

参与者为自己创建议程，而调解人领导并记录最终的讨论。

在这个版本中有一个转折，加入了一个过程，让组织者对议程有更多的控制权。

开放空间技术

NASA的科学家、工程师和技术人员在2010年举办了一个开放空间会议(源）

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目标

  • 检查
    解决一大群人面临的大量最重要/最困难的问题。
  • 检查
    实现对结果、过程和事件本身的共同所有权。

结果

  • 对与会者来说，所有最重要的问题都包含在议程中。
  • 所有提出和解决的问题都是由最有能力解决这些问题的参与者来解决的。
  • 所有最重要的想法、建议、讨论和下一步都记录在结果报告中。
  • 当目的需要，并且时间允许时，小组可以优先考虑报告中提到的问题。
  • 当目的需要，并且时间允许时，小组可以为最优先的问题起草行动计划。
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哈里森·欧文的法律

如果你在这里学习期间的任何时候，发现自己处于任何既不能学习也不能做出贡献的情况下，赶紧行动起来，到别的地方去。

你会在什么时候使用它?

  • 当存在高度的复杂性(难以解决的问题)、多样性(需要很多不同类型的人)、激情(人们真的关心这个问题)和紧迫性(必须尽快解决)时，Open Space的效果最好。
  • 如果你在组织/团队中有分布式领导的文化。
  • 如果管理层愿意放弃统治，信任他们的员工，让他们找到复杂问题的解决方案。
  • 当你想让一大群人在一个复杂的问题背后达成共识时。
  • 这种形式的本质意味着同行之间的许多观点形成都是在场外进行的。到会议结束时(你至少需要1天)，许多与会者将改变他们的观点。

什么时候开放空间是一个坏主意?

  • 当问题不够复杂的时候。容易解决的问题很少能在参与者中激起足够的热情，当你有大量的人不够关心你的活动时，你的活动可能会失败。
  • 当管理层已经决定(或接近决定)前进的方向时。Open Space会议几乎可以产生任何结果，领导者必须愿意接受发生的任何事情，否则参与者会觉得自己的时间被浪费了。
  • 当一个组织拥有自上而下的专制文化时。开放空间本质上是非常民主的，但要让它发挥作用，参与者需要感到他们的观点被认真对待。

你为什么要用它?

开放空间是“参与者驱动的”。这意味着您的参与者比通常的输入对过程和结果有更多的控制。你失去控制的结果是对结果的高度所有权。

如果你在准备阶段的时间很短，那么OST将很适合你。你在准备过程中几乎不需要做什么计划，因为参与者会在当天为你做这些。

图片来源

所需资源

  • 根据团队的规模，你需要一个(或多个)足够大的房间来舒适地容纳所有的参与者。
  • 有很多椅子(没有桌子)。
  • 每个会议(至少)有一个主持人。

组织者有多大的控制力?

开放空间技术的一个转折点

这个过程中的转折让组织者对议程有了更多的控制权

事件前过程(可选的转变)

第一阶段不同于传统的开放空间技术过程。如果你想走传统路线，就忽略这部分。

  • 1
    至少在活动前两周给所有参与者发邮件，告诉他们希望在活动中得到哪些迫切的问题的答案。
  • 2
    整理并分类你收到的回复。
  • 3.
    列出你计划在当天解决的问题的简短清单，记住它们应该包含高度的复杂性、多样性、冲突性和紧迫性，这样才能有效(参见“何时使用它”部分)。
  • 4
    把你的问题安排到你的活动的时间表中。每个问题应该分配至少一个小时的时间。这些时段可能会在当天变长或变短。在这个阶段，它只是一个管理参与者期望的指南。
  • 5
    在一天快结束的时候留一些空闲的时间，这样你就有时间来延长你的时间表。

开始的时候处理

如果你先做了事件前流程……

  • 1
    把你的参与者聚集在一起，根据哈里森·欧文的1定律和指导原则，简要解释开放空间活动是如何运作的。传统上，你应该和所有人围成一圈，但你不必这么做。
  • 2
    展示活动的日程安排，这样参与者就可以看到什么时候讨论了哪些问题。
  • 3.
    让参与者花10分钟思考他们是否还有其他问题想提出来。
  • 4
    然后邀请有额外或新问题的参与者向小组简要解释。
  • 5
    如果大家一致认为该问题有足够的支持和热情，请问题所有者将该问题添加到计划中。
  • 6
    一旦所有的新问题都被讨论和添加，邀请参与者注册他们计划参加的会议(如果他们想的话，他们可以自由改变主意)。
  • 7
    你的会议开始。

开始的时候处理

如果你遵循传统的开放空间流程……

  • 1
    把你的参与者聚集在一起，根据哈里森·欧文的1定律和指导原则，简要解释开放空间活动是如何运作的。传统上，你应该和所有人围成一圈，但你不必这么做。
  • 2
    要求参与者花10分钟思考他们是否有任何问题想提出来。
  • 3.
    如果大家一致认为问题背后有足够的支持和热情，请问题所有者将问题添加到计划中。
  • 4
    添加完所有问题后，邀请参与者注册他们计划参加的会议(如果他们愿意，他们可以稍后自由更改主意)。
  • 5
    你的会议开始。
休憩用地范例议程

一个开放空间议程的例子

会话处理流程

  • 1
    每次会议应该是一组圆形的椅子(中间没有桌子)，最好有一名主持人引导讨论，并有一名抄写员在活动挂图上书写。
  • 2
    会议开始时，问题所有者欢迎并感谢小组的到来，然后对他们所看到的问题进行描述。
  • 3.
    然后，主持人引导讨论，邀请人们根据自己的要求发表意见。
  • 4
    抄写员将讨论记录在挂图纸上，并确保标记出问题、想法、问题(今天不能回答的问题)和行动。当抛硬币结束后，他们应该把它撕下来，放在圆圈的中心或附近的墙上，让大家看到。
  • 5
    允许人们按照他们认为合适的方式离开或到达，但不要让他们打断或减慢你的进度。新来的人有责任利用挂图输出跟上讨论的进度，不管它们有多高或多重要。
  • 6
    当这个问题看起来已经解决了，并且您的小组没有更多的输入时，感谢他们的时间，如果会议时间还没有结束，请他们加入其他小组。

指导原则

来的都是合适的人

这是为了提醒与会者，他们不需要高层管理人员或很多人来完成工作。唯一重要的是拥有那些对这个问题充满热情的人。如果他们不来，说明他们不够热情。

大脑
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2)什么时候开始就是正确的时间

这是为了提醒与会者，在讨论手头的问题时，你没有迟到(或早)。消除焦虑感可以让团队更好地集中注意力。

3)无论发生什么，都是唯一可能发生的事情

这是为了提醒与会者，无论讨论的结果是什么，都是正确的。一旦它完成了，它就完成了，现在唯一的方向就是前进。

沙看

4)结束了就结束了(这次)

这是为了提醒参与者，一旦他们觉得问题已经解决，他们应该继续下一个问题。没有必要因为谈话还有时间，就一直谈论同一个话题。

秘密武器

  • 当你在事件之前设置时间表时，如果你正在运行并行流(不同的小组在同一时间关注问题)，试着在同一时间将相似的主题放在一起。这样人们就可以在不同的群体之间自由移动，找到适合自己的讨论。
  • 你应该向问题所有者强调，他们应该对他们的主题充满热情。
  • 每个问题所有者必须在讨论结束后负责创建报告，以便所有其他参与者可以在任何时候访问内容(否则将由您承担责任)。
  • 如果问题所有者是唯一出现在他们的会议上的人，那么这个人可以使用该会议自己思考，加入另一个讨论，看看运行该会议的其他人是否愿意加入，或者完全放弃该主题。
  • 尽量让你的小组人数不超过12人，这样就能给那些想发言的人足够的机会。
  • 不允许任何一个人主导会议，无论他们是主持人还是参与者。

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关于作者

Nick Martin拥有超过18年的变革经理经验，是WorkshopBank的创始人。

  • Eric Lilius 说:
    在

    你的扭转把开阔地带带出了开阔地带。

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    • 尼克•马丁 说:
      在

      我不同意，埃里克。一切仍然是100%的参与者主导的“扭转”，因此仍然是开放的。“扭转”只是在议程上做一些准备工作，以安抚赞助商，并在活动开始前与观众互动。

      对我来说，第二个特征是最重要的，也许我在上面没有强调过。

      通常，来参加活动的观众在到达之前就不愿意或心不在焉了。特别是如果最后5个全员比赛的设计和运行都很糟糕，所以他们离开时感到沮丧和平淡。“这个活动又会浪费我的时间吗?”在活动开始前，在饮水机旁的消极情绪会迅速在参与者中传播，而你几乎无法控制它。

      “扭转”是通过提前告诉他们这个事件将会不同而起作用的。实际上，它成为了设计团队的一种口口相传的公关工具，在活动前产生了热情。

      我的背景是变革管理，我学到越早让你的目标参与到过程中，你成功的机会就越高。顺便说一下，我在市场营销方面也有工作。和培训。

      是的，在活动开始前，设计团队需要做更多的工作，但至少以我的经验来看，这样做的好处是在活动开始前创造一个热闹的气氛，并以更充沛的精力开始一天的工作

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  • 大卫Vachell 说:
    在

    我想我同意你的观点，尼克。扭转会提供一个有益的焦点。但这需要谨慎地进行，因为根据我的经验，OST的强大力量之一是，从开放和意想不到的想法中产生的惊喜。我认为你已经考虑到这一点，确保在日程安排中有空间进行额外的讨论。另一件事是，我会在市场上列出预先确定的主题，让人们注册，然后安排时间——可能是，即使他们已经预先确定了，当天也没有足够的兴趣来证明安排时间。

    回复
    • 尼克•马丁 说:
      在

      大卫同意。将它们添加到市场中，而不是预先安排它们。在一个事件临近的时候，观点确实会发生变化，所以话题很容易让人感觉比几天前更重要或更不重要。

      回复
  • 哈里森欧文 说:
    在

    我很感谢你对更开放的方法的支持，但是，正如Eric提到的，在你的活动准备过程中，“将你的问题规划到贯穿活动的时间表中。每个问题应该分配至少一个小时的时间。，你确实在无意中限制了空间的开放。

    你剥夺了参与者掌握自己议程的机会。

    当然，作为组织者，你可能会觉得你取得了一个更好的结果。也许你觉得你需要这样做来证明你在客户面前的价值。也许你需要感觉到你增加了一些价值。

    但是，你不再是一个促进者，现在是你的议程和你自己决定什么是更理想的结果。议程还没有开放给在场的人来决定。

    这一领域的开放程度低于技术的实际应用。

    你可以叫它别的东西。Unconference、barcamp等都是组织者或“推动者”觉得有必要在活动中添加更多的结构和自我的变体。当然，这大多是无意的，但它仍然在发生。

    开放空间技术(Open Space Technology)并非如此。

    请允许你的自我给它一个不同的名字，以避免误导他人。

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    • 尼克•马丁 说:
      在

      谢谢你的建议，哈里森。我由衷地欣赏和欢迎它。扭转是一个可选的步骤，如果你(a)有一个紧张的/绿色的赞助商(b)想要在活动前吸引参与者，以在活动前建立预期和兴奋感(c)有时间，因为这是一个相当多的额外工作。“可选”是关键字，所以我对这部分流程做了一些修改，使其更清晰。不管有没有改变，议程都是100%由参与者主导的，如果他们愿意，他们可以在当天自由更改议程。发起者或促进者没有机会通过其中任何一个来改变或塑造议程。就我个人而言，我总是喜欢使用你设计的OST，但考虑到OST的选择(带有扭曲)和更规范的格式，我每次都会选择开放的方法。

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    • 德里克。霍尔 说:
      在

      你好，哈里森-关于尼克对OST的解释，你提出了一些有趣的观点。对我来说，关键是参与者必须能够自己确定支撑他们集体努力的目标(你所说的“议程”)。并且他们能够为目标的实现做出贡献，从而“拥有”结果。现在看来，议程是作为活动的一部分还是在活动之前形成并达成一致的，似乎是一个有争议的问题，只要是他们——参与者——这样做。因此，我不认为尼克对OST的“扭曲”剥夺了参与者拥有自己议程的机会。调解人只是调解人——既不决定议程，也不决定结果——而只是促进过程。这正是OST的精神所在。我不认为这是自负的结果。

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  • 安东尼的法律 说:
    在

    尼克。谢谢楼主分享。

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  • 克里斯Engelbrecht 说:
    在

    谢谢你分享尼克。我非常期待在2019年1月测试这个工具。

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  • Lei 说:
    在

    谢谢你的慷慨和富足的心态。

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  • 安东尼·菲佛 说:
    在

    做得好!

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